วิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Microsoft Teams
คุณสามารถทำหลายสิ่งหลายอย่างเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมของคุณ และการใช้ฮับการทำงานร่วมกันอย่าง Microsoft Teams ก็เป็นหนึ่งในนั้น เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้ในการแชท แชร์ไฟล์ และมีการประชุมทางเสียงและวิดีโอกับทีมของคุณ
ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Teams คุณอาจไม่แน่ใจว่าจะจัดกำหนดการประชุมอย่างไร มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้ และตัวเลือกของคุณจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Microsoft Teams ที่คุณกำลังใช้ ในบทความนี้ เราจะให้รายละเอียดทั้งหมดที่คุณต้องรู้
การจัดกำหนดการการประชุมใน Microsoft Teams
บัญชี Microsoft Teams ของคุณเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์กลุ่ม Microsoft 365 ทั้งหมด เช่น SharePoint, Outlook, Yammer เป็นต้น และปฏิทินที่คุณใช้ใน Teams จะเชื่อมต่อโดยตรงกับปฏิทิน Microsoft Exchange
Outlook ใช้ปฏิทิน Exchange เช่นกัน ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมผ่าน Outlook การประชุมนั้นจะปรากฏใน Teams โดยอัตโนมัติและในทางกลับกัน นี่คือวิธีที่คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมใน Microsoft Teams:
- ในการแชทของทีม ให้คลิกที่ ตารางการประชุม ไอคอน (ใต้กล่องข้อความใหม่)
- จากนั้นเลือก ปฏิทินที่แผงด้านซ้าย แล้วคลิก ประชุมใหม่.
- หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกเวลาและวันที่สำหรับการประชุม
- เมื่อตั้งเวลาเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก. หลังจากนั้น หน้าต่างป๊อปอัปจะปิดลง และคุณสามารถส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมได้โดยใช้ Outlook
ผู้ช่วยจัดตารางเวลา
ในหน้าต่างป๊อปอัป คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชันของ ผู้ช่วยจัดตารางเวลา. คุณลักษณะนี้จะช่วยคุณค้นหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมของคุณ รวมทั้งคุณด้วย
เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะสามารถดูได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมว่างเมื่อใดและเมื่อใดที่พวกเขาไม่ว่าง สีน้ำเงินเข้มแสดงถึงช่วงเวลาที่ไม่พร้อมใช้งาน ช่องสีน้ำเงินคือเวลาที่ว่าง และช่องเวลาสีเทาคือเวลาที่ไม่ทำงานของผู้เข้าร่วม
การเชิญบุคคลภายนอกทีมของคุณ
ข้อดีอย่างหนึ่งของ Microsoft Teams คือคุณสามารถเชิญบุคคลภายนอกองค์กรของคุณให้เข้าร่วมการประชุมได้
พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์ใช้งาน Microsoft Teams ด้วยซ้ำ สิ่งที่คุณต้องมีคือชื่อและที่อยู่อีเมล และคุณสามารถส่งคำเชิญได้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- เปิด เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็น ตัวเลือกในแบบฟอร์มป๊อปอัปการประชุมใหม่
- คลิกที่ ไม่จำเป็น.
- ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคล
- คลิกที่ เชิญคำเชิญทางอีเมลจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของพวกเขาในไม่ช้า
คุณยังสามารถจัดกำหนดการประชุมที่จะเกิดขึ้นภายในแชนเนล Teams เฉพาะได้อีกด้วย บน ประชุมใหม่ แบบฟอร์มเลือก เพิ่มช่อง. เมื่อคุณตั้งค่าและส่งคำเชิญแล้ว คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนช่องได้
หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องสร้างคำเชิญใหม่ นอกจากนี้ หากมีการจัดการประชุมบนแชนเนล ทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมนั้นจะสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ แม้ว่าจะไม่ได้รับคำเชิญก็ตาม
Microsoft Teams รุ่นฟรี
ในกรณีที่คุณใช้ Teams รุ่นฟรี คุณอาจสงสัยว่าตัวเลือกการจัดกำหนดการในแอปของคุณอยู่ที่ใด น่าเสียดายที่ใน Microsoft Teams เวอร์ชันฟรี คุณไม่สามารถกำหนดเวลาการประชุมได้
แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถประชุมได้เลย แอพนี้มี เจอกันตอนนี้ ตัวเลือกสำหรับเมื่อคุณต้องรวบรวมทีมอย่างรวดเร็ว
สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ไอคอนกล้องถัดจาก เจอกันตอนนี้ แล้วเลือกรายชื่อผู้ที่จะเข้าร่วมประชุมทั้งหมด คุณลักษณะนี้มีให้สำหรับบัญชี Teams แบบสมัครสมาชิกเช่นกัน
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมทีม Microsoft
คุณสามารถมีผู้เข้าร่วมได้มากถึง 250 คนในการประชุม Teams ครั้งเดียว อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่เห็นผู้เข้าร่วมทุกคนพร้อมกัน ก่อนการอัปเดตล่าสุด คุณสามารถดูผู้เข้าร่วมที่ใช้งานอยู่ได้สูงสุดสี่คนในการโทร ตอนนี้คุณสามารถมีผู้เข้าร่วมได้เก้าคนบนหน้าจอพร้อมกัน แต่การอัปเดตใหม่ได้นำนวัตกรรมอื่นๆ ที่น่าตื่นเต้นมาให้
ขณะนี้ผู้เข้าร่วมประชุม Microsoft Teams มีคุณภาพเสียงที่ดีขึ้นและพื้นหลังที่กำหนดเองสำหรับการประชุม คุณยังสามารถปักหมุดวิดีโอได้หากต้องการให้ความสำคัญกับผู้เข้าร่วมประชุมคนใดเป็นพิเศษ ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมอื่นๆ ได้แก่ ล็อบบี้เสมือน การแชร์หน้าจอ และการแก้ปัญหาแบบโต้ตอบ
นำทีมของคุณเข้ามาใกล้ยิ่งขึ้น
มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำให้ที่ทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้ Microsoft Teams ส่วนใหญ่เป็นแอปที่ใช้แชทและแชร์ไฟล์ แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการประชุมทางวิดีโอกับทีมของคุณ
การจัดตารางการประชุมด้วยผู้ช่วยจัดกำหนดการทำให้การขนส่งในการค้นหาเวลาที่เหมาะสมสะดวกสบายยิ่งขึ้น และถ้าใครไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรือทีมของคุณ พวกเขายังสามารถเข้าร่วมได้ เพียงส่งคำเชิญทางอีเมล
คุณเคยเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams หรือไม่? หรือกำหนดอย่างใดอย่างหนึ่ง? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
