blueboxerwebdesign.com

Google เอกสารเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน เนื่องจากทำให้หลายคนสามารถแก้ไขและทำงานในเอกสารฉบับเดียวได้ในเวลาเดียวกัน โดยที่ไม่รู้ว่าใครทำอะไร

หากคุณหรือองค์กรของคุณใช้ Google เอกสาร โดยรู้ว่าใครในทีมที่ดูเอกสารใดและเมื่อใดที่สามารถเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้ ตั้งแต่การทำให้ทุกคนอ่านฉบับร่าง ข้อกำหนดและเงื่อนไข การส่งล่าสุดของคุณ นโยบายและขั้นตอน หรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ความสามารถในการดูว่าใครทำอะไรและเมื่อใดจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ก่อนหน้านี้ คุณไม่สามารถดูได้ว่าใครบ้างที่ดู Google เอกสารของคุณ คุณสามารถดูได้ว่าใครเป็นคนแก้ไข แต่ไม่ใช่คนที่เพิ่งอ่าน ถ้าพวกเขาไม่ได้บันทึก แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็น คุณไม่มีทางรู้หรอกว่าคนๆ หนึ่งอ่านเอกสารเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่

นอกจากนี้ เนื่องจากคุณสามารถแบ่งปัน Google เอกสารด้วยสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียว คุณจึงสามารถแบ่งปันเอกสารกับบางคนโดยมีเจตนาให้พวกเขาตรวจทานเอกสารแต่จะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ

Google เอกสารเวอร์ชันปัจจุบันทำให้คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าได้ เพื่อดูว่าใครบ้างที่ดู Google เอกสารของคุณ มาดูกันว่าคุณจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร

ตัวตรวจสอบกิจกรรม G Suite

โดยทั่วไปแล้ว G Suite จะใช้โดยองค์กรที่จำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกัน หากคุณใช้ G Suite เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นเป็นประจำ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบกิจกรรมเพื่อดูประวัติการดูไฟล์ Google เอกสารได้

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดไฟล์ Google ชีต

   

2. คลิกที่แนวโน้มขาขึ้น ไอคอนลูกศร ที่มุมขวาบน หรือไปที่ เครื่องมือ เมนูแบบเลื่อนลง

   

3. เปิด แดชบอร์ดกิจกรรม

   

4. คลิกที่ ผู้ชมทั้งหมด สำหรับแท็บองค์กรของคุณ

   

กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามการดูในเอกสาร รวมถึงวันที่และเวลาของการดูครั้งสุดท้ายสำหรับผู้ดูแต่ละคน

หากคุณไม่เห็นตัวเลือกตัวตรวจสอบกิจกรรมใน Google เอกสาร แสดงว่าคุณลงชื่อเข้าใช้ Google เอกสารเวอร์ชันฟรีหรือบัญชีส่วนตัว แทนที่จะเป็นเวอร์ชัน G Suite

ผู้ชมและความคิดเห็นแนวโน้ม

นอกจากการดูว่าใครดู Google เอกสารของคุณแล้ว ตัวตรวจสอบกิจกรรมยังช่วยให้คุณเห็นแนวโน้มเมื่อมีคนดูหรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารของคุณ

แนวโน้มของผู้ชม: แสดงแผนภูมิแท่งของจำนวนผู้ดูที่ไม่ซ้ำในช่วงเวลาใดๆ ที่คุณเลือกตั้งแต่ 7 วันจนถึงตลอดเวลา

ความคิดเห็นแนวโน้ม: แสดงแผนภูมิแท่งของแนวโน้มความคิดเห็นในช่วงเวลาใดก็ได้ตั้งแต่ 7 วันจนถึงตลอดเวลา

ปิดการดูประวัติใน Google เอกสาร

หากคุณต้องการปิดประวัติการดูของเอกสารด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณก็สามารถทำได้เช่นกันโดยทำตามขั้นตอนด่วนเหล่านี้:

1. เปิด Google ชีต

   

2. คลิกที่แนวโน้มขาขึ้น ลูกศร ที่ด้านขวาบนของเอกสารของคุณหรือไปที่ เครื่องมือ จากเมนูแบบเลื่อนลง

   

3. เปิด แดชบอร์ดกิจกรรม

   

4. เลือก การตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

   

5. ภายใต้การตั้งค่าเอกสาร ให้สลับ แสดงประวัติการดูของฉันสำหรับเอกสารนี้ ปิด

   

ตัวเลือกนี้มีอยู่ใน Google เอกสารเวอร์ชันส่วนบุคคลหรือเวอร์ชันฟรี หากคุณกำลังทำงานในเอกสารแต่ไม่ต้องการให้ผู้ทำงานร่วมกันรู้จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะแชร์การแก้ไขครั้งสุดท้าย คุณสามารถปิดประวัติการดูของคุณได้

เริ่มต้นด้วยการเปิด Google ชีตและคลิกที่ การตั้งค่า.

เมนูการตั้งค่าช่วยให้คุณปิดประวัติการดูได้ด้วยการตั้งค่า "แดชบอร์ดกิจกรรม" เมื่อคุณสลับไปที่ตำแหน่ง "ปิด" แล้ว ให้คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

วิธีดูว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง Google เอกสารของคุณ

การควบคุมเวอร์ชันมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม การควบคุมเวอร์ชันเป็นสิ่งที่ Google Docs ทำได้ดีมาระยะหนึ่งแล้ว เอกสารจะแสดงว่าใครแก้ไขเอกสาร บันทึก หรือแชร์เอกสาร วิธีนี้ใช้งานได้จริงไม่เพียงแค่กับ G Suite แต่กับ Google เอกสารส่วนบุคคลด้วยเช่นกัน

หากคุณสนใจในการควบคุมเวอร์ชันหรือต้องการให้แน่ใจว่าไม่มีใครทำการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ควรทำโดยไม่ล็อกไฟล์ คุณสามารถค้นหาได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิด Google ชีตที่คุณต้องการติดตาม

   

2. เลือก ไฟล์ และ ประวัติเวอร์ชัน

   

3. เลือก ดูประวัติเวอร์ชัน

   

หน้าต่างควรปรากฏทางด้านขวาของหน้าจอเพื่อแสดงทุกการบันทึกและแก้ไขสำหรับเอกสารที่เป็นปัญหา คุณยังดูข้อมูลนี้ได้โดยเลือกลิงก์ "แก้ไขล่าสุดคือ…" ที่ด้านบนของเอกสาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งค่า G Suite หรือ Google เอกสารไว้อย่างไร จะพาคุณไปยังที่เดียวกัน

ภายในหน้าต่างนั้น คุณควรมีตัวเลือกในการดูเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าก่อนที่จะทำการแก้ไข

สิ่งนี้จำเป็นสำหรับการควบคุมเวอร์ชัน เนื่องจากคุณมีหลักฐานการตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง เกิดขึ้นเมื่อใด และโดยใคร นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง นอนหลับ เปลี่ยนใจ และต้องการย้อนกลับ

วิธีดูว่าใครแชร์ Google Doc ของคุณบ้าง

คุณยังสามารถดูว่าใครแบ่งปัน Google เอกสารของคุณและเมื่อใด คุณยังสามารถดูการตั้งค่าการแชร์เพื่อให้คุณสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารของคุณได้ดียิ่งขึ้น

1. ไปที่ drive.google.com
2. คลิกที่ ไดรฟ์ของฉัน ทางซ้าย

   

3. คลิกเล็ก ผม ปุ่มที่มุมขวาบน

   

4. คลิก กิจกรรม

   

5. คลิกที่แต่ละไฟล์หรือโฟลเดอร์ทีละรายการ หรือตรวจสอบแถบเลื่อนทางด้านขวาของหน้าจอ นี่จะแสดงให้คุณเห็นว่าใครแบ่งปันเอกสารของคุณบ้าง

   

คุณยังสามารถตรวจสอบจากภายในเอกสารได้โดยเลือกแชร์ ชื่อบุคคลจะปรากฏในหน้าต่างป๊อปอัป ถ้ามีคนหลายคน เลือกชื่อแล้วรายชื่อทั้งหมดจะปรากฏขึ้น

ความคิดสุดท้าย

ความสามารถในการกำหนดว่าใครดู แชร์ และแก้ไขเอกสารของคุณมีจำกัด หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงบัญชี G Suite อย่างไรก็ตาม ยังมีวิธีที่จะได้รับข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง

โดยทำตามขั้นตอนที่ให้ไว้ในคู่มือนี้ คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายว่าใครที่ดู แก้ไข เปลี่ยนแปลงเอกสาร Google เอกสารของคุณไม่ว่าด้วยวิธีใด